Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong tổng giá trị tài sản của DN. Do đó quản lý hiệu quả hàng tồn kho luôn là nhiệm vụ quan trọng đối với bất kì DN nào, đặc biệt trong giai đoạn kinh tế có nhiều khó khăn như hiện nay.

Với mong muốn có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, các DN thường phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất. Và để bảo tồn các mặt hàng này, DN phải dành một khoản tiền đáng kể trả chi phí kho bãi, thuê mướn nhân công quản lý, đối với một số mặt hàng đòi hỏi bảo quản trong điều kiện đặc biệt hoặc có tính thời vụ, thì chi phí này sẽ tăng gấp bội. Đối với một số mặt hàng có giá trị cao rất nhạy cảm với các loại rủi ro liên quan đến cháy nổ hoặc mất cắp, thì DN phải tốn thêm khoản chi phí mua bảo hiểm. Điều này sẽ trở thành gánh nặng tài chính cho DN. Nếu không được giám sát chặt chẽ thì rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hàng dự trữ cũng như gây ra thất thoát trong khâu quản lý số hàng này. Ngoài ra, DN còn gặp phải rủi ro do lượng hàng dự trữ đã trở nên lỗi thời, lạc hậu không còn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

MLC cung cấp kho bãi cho thuê giá rẻ
MLC cung cấp kho bãi cho thuê giá rẻ

Ngược lại, nếu không dự trữ hoặc dự trữ với số lượng quá ít, không đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng khi cần thiết không những làmmất đi khách hàng tại thời điểm hiện tại, mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do DN không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó. Và trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, DN sẽ mau chóng mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh nếu không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp. Ngoài ra, việc thiếu hụt một loại nguyên liệu nào đó trong sản xuất cũng có khả năng làm ngưng trệ một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của DN và chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng thay thế có thể sẽ rất tốn kém hoặc gây ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Bên cạnh đó, việc dự trữ hàng từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm sẽ tạo ra một khoảng cách an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Sự biến động của thị trường luôn khiến cho mọi kế hoạch rất khó phù hợp với thực tế. Do vậy, nếu không có hàng dự trữ, DN sẽ trở nên bị động trong mọi tình huống, đặc biệt là khi có sự thay đổi ngoài kế hoạch. Từ phân tích trên cho thấy, vấn đề đặt ra cho DN lúc này là phải duy trì một lượng hàng dự trữ cần thiết đủ để phục vụ sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng chi phí tồn kho phải là nhỏ nhất. Muốn vậy, DN cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:

DN CẦN QUAN TÂM ĐẶC BIỆT ĐẾN CÔNG TÁC DỰ BÁO

Dự báo là khoc học và nghệ thuật tiên đoán các sự việc sẽ xảy ra trong tương lai. Tính khoa học của dự báo được thể hiện ở các mô hình toán học hỗ trợ trong công kho các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất: để tiết kiệm được chi phí đặt hàng cũng như là hưởng được các chính sách chiết khấu về giá của nhà cung cấp, DN có thể tiến hành đặt một đơn hàng với số lượng lớn có thể sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời, DN có thể tiết giảm chi phí lưu kho thông qua việc chi tiết thời gian giao hàng theo từng giai đoạn cụ thể từng tuần, từng tháng để nhà cung cấp có kế hoạch sản xuất và cung cấp hàng theo đúng yêu cầu của DN . Về tồn kho thành phẩm và sản phẩm dở dang: sau khi có được số liệu về nhu cầu trong tương lai trong từng khoảng thời gian, DN cần thiết phải tiến hành hoạch định, thiết kế lại công suất, năng suất cho phù hợp với nhu cầu khách hàng trong từng giai đoạn.

TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CNTT – TÌM KIẾM NHÀ CUNG CẤP MỚI

Ngày nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý không còn xa lạ đối với các DN VN, thế nhưng ứng dụng CNTT trong quản lý hàng tồn kho thì thực sự chưa được phổ biến, hoặc nếu có ứng dụng thì hiệu quả đem lại cũng chưa nhiều. Bắt đầu từ việc tiếp xúc khách hàng, sau đó các thông tin về nhu cầu của khách hàng sẽ được đi qua nhiều bộ phận khác nhau, và cuối cùng sẽ đến bộ phận quản lý tồn kho để xác định đúng chất lượng và số lượng sản phẩm khách hàng cần cũng như đúng và đủ nguyên vật liệu cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Quá trình trên chỉ có thể được thực hiện một cách thông suốt, nhanh chóng và chính xác với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Một khi đã nắm bắt được nhu cầu của khách hàng thì còn chờ gì nữa, hãy thỏa mãn ngay các nhu cầu này một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất. Muốn làm được điều này, bên cạnh việc ứng dụng CNTT trong quản lý, DN cần chủ động hơn nữa trong tìm kiếm và làm việc với nhiều nhà cung cấp mới để tạo sự chủ động cho DN sản xuất kinh doanh và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bởi với số lượng nhà cung cấp bị hạn chế thì rất khó để có thể đáp ứng nhanh chóng được các yêu cầu của chính DN mình nhằm thỏa mãn nhanh các yêu cầu của khách hàng, DN sẽ dễ rơi vào tình trạng bị lệ thuộc và kém linh hoạt trong sản xuất kinh doanh.

XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH GIAO – NHẬN HÀNG HỢP LÝ VÀ HIỆU QUẢ

Bên cạnh 2 giải pháp trên thì việc xây dựng lịch trình giao – nhận hàng hợp lý và hiệu quả cũng đóng góp phần đáng kể vào quản lý hàng tồn kho. Nếu việc giao nhận hàng được thực hiện định kì hàng tháng hoặc hàng tuần thì hàng tồn trữ có thể sẽ nhiều và sẽ phát sinh chi phí tồn trữ, lưu kho. Nhưng nếu như việc giao nhận hàng được thực hiện một cách dày đặc thiếu tính toán thì sẽ phát sinh chi phí nhiên liệu, chi phí giao nhận hàng. Chính vì vậy, DN cần tính toán lịch trình giao nhận hàng hợp lý để chi phí tồn kho cho DN là nhỏ nhất. Hiện nay, đa số các DNVN thường có 2 bộ phận mua sắm (nhận hàng) và bộ phận bán hàng (giao hàng) khác nhau, bên bán sẽ chịu trách nhiệm giao hàng và chi phí giao hàng sẽ được tính vào trong giá bán. Nếu DN trực tiếp nhận hàng thì có thể đảm phán với nhà cung cấp mức giá thấp hơn. Do đó, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, cần thiết có sự phối hợp giữa 2 bộ phận trên lại với nhau. Nghĩa là cũng 1 chuyến đi, 1 lộ trình, nhưng thực hiện cả 2 chức năng vừa giao hàng vừa nhận hàng. Làm được như vậy, DN vừa mua hàng với mức giá thấp hơn, vừa tiết giảm được nhiên liệu và các chi phí liên quan đến tồn kho. Tóm lại, hàng tồn kho tăng cao trong khi thị trường suy giảm là vấn đề nan giải đối với các DN , thế nhưng không phải hoàn toàn không có hướng giải quyết. Bài viết này sẽ giúp các DN có được cái nhìn toàn diện về hàng tồn kho và tìm được các giải pháp phù hợp cho chính DN mình.

MLC là công ty logistics hàng đầu

Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận, logistics: vận tải quốc tế, hải quan, kho bãi chất lượng cao. MLC cam kết dịch vụ cao cấp, hiệu quả, giá rẻ

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s